La formation professionnelle et documentaire au défi de 2020
Pour créer une formation, il faut bien comprendre le contexte général et l’évolution des usages et comportements de la formation professionnelle dans son ensemble. Nous avons voulu ici restituer les grandes tendances et voir si et comment elles s’implémentent dans les formations « documentaires » actuelles et comment on pourrait s’en inspirer.
La formation en 2020 s’éloigne de plus en plus du modèle classique des formations longues en présentiel avec un formateur comme seul intervenant accompagné d’une présentation PowerPoint. La formation explore sans cesse de nouveaux formats et se réinvente et c’est ce que nous avons cherché à découvrir en assistant au salon E-learning expo qui avait lieu parallèlement au salon i-expo, le salon de la veille et de l’information.
Un besoin de programmes courts
Les formations de plusieurs jours fonctionneraient de moins en moins bien auprès des apprenants comme des entreprises en raison du temps que cela bloque et du temps d’attention que cela requiert. Les formats courts sont donc de plus en plus sollicités.
Le temps d’attention aurait été divisé par trois en 20 ans. Des modules qui faisaient 30 minutes dans les années 2000 en font aujourd’hui à peine 10.
On parle également de « micro learning » qui s’appuie sur de courtes séances d’apprentissage, de moins de 5 minutes pendant lesquelles les apprenants suivent des modules sous formes de quiz ou de jeu.
Une appétence pour les programmes personnalisés
Parmi les grandes tendances, on notera également l’appétence des « apprenants » pour la personnalisation des formations où chacun peut se construire son propre parcours de formation (notamment en digital) : un parcours à la carte en quelque sorte.
La personnalisation est un thème de plus en plus prégnant dans le monde d’aujourd’hui et on voit aussi bien cette demande pour la formation que pour la veille professionnelle où chacun veut obtenir ce dont il a précisément besoin dans le format qui lui convient le mieux.
Ce besoin n’est pour autant pas simple à satisfaire car réaliser un programme à la carte pour chacun peut vite devenir très chronophage. Le développement de formations virtuelles et numériques permet néanmoins de créer des programmes standardisés où les apprenants viennent ensuite « picorer » les modules ou parties qui les intéressent.
L’ADBU, l’Association des Directeurs et personnels de direction des Bibliothèques Universitaires, organise chaque année une journée pour les formateurs en bibliothèque universitaire. On peut accéder aux vidéos de certaines interventions sur leur site. Lors de l’édition 2020 y étaient notamment évoqués les facteurs de succès actuels des formations documentaires réalisées auprès des étudiants. Plusieurs éléments ont été soumis par les participants eux-mêmes, parmi lesquels le besoin de bien connaître son public pour adapter son enseignement et personnaliser les contenus en fonction des différents types d’apprenants.
Une approche « multi-devices »
Les apprenants d’aujourd’hui sont souvent « nomades » et susceptibles de vouloir se former sur leur lieu de travail, dans les transports ou encore à domicile. Ils doivent pouvoir accéder aux contenus aussi bien sur leur téléphone, que sur une tablette ou un ordinateur.
De ce point de vue, le développement du « mobile learning » (apprentissage sur téléphone) est intéressant et tout à fait applicable dans un contexte de formation documentaire pour notamment ancrer les connaissances.
En 24h, on oublierait 25% de ce que l’on a appris et 80% après une semaine d’où l’intérêt de réactiver d’une manière ou d’une autre ce qui a été vu en formation. Le « mobile learning » et notamment la mise en place de jeux ou quiz, ou formats courts de 3 à 5 minutes permet aux apprenants de revoir des concepts vus en formation et favorise l’ancrage mémoriel. Le « mobile learning » est aussi adapté à l’animation d’une communauté.
Mais attention tout de même aux usages et habitudes des apprenants. Une intervenante rappelait notamment que les usages de la formation sont différents selon les zones géographiques. En France, la formation digitale est encore essentiellement sur Desktop ou PC portable, alors qu’en Asie ou en Afrique, 80 à 90 % de la formation se fait sur smartphones.
Le retour en force du « blended learning »
« Le « blended learning » (ou formation mixte) est un dispositif qui combine deux modalités d’apprentissage : l’e-learning (apprentissage en ligne) et le présentiel (formation classique). Ce type d’apprentissage favorise l’interactivité et l’apprentissage en ligne. L’apprenant se sent plus impliqué, et donc plus motivé » (source : Digiforma)
Dans le contexte sanitaire actuel, de nombreuses formations ont adopté ce format qui permet de bénéficier des avantages des formations en ligne mais aussi en présentiel.
La « gamification » des formations
La gamification des formations, c’est-à-dire l’enseignement sous la forme du jeu avec des contenus engageants ou l’apprenant est actif dans l’apprentissage ; était aussi à l’honneur lors du salon E-learning expo.
Il existe d’une part un intérêt des apprenants pour des contenus plus ludiques et interactifs mais cela permet aussi de mieux retenir l’information délivrée lors de la formation. L’apprenant, en étant moins passif, retient mieux l’information.
Les serious games, formations à l’image des jeux vidéo sont actuellement très populaires. Et contrairement aux préjugés, il y a même souvent une plus grande proportion de femmes que d’hommes et différentes tranches d’âges qui y participent.
Parmi les conseils donnés lors de cette conférence, on retiendra qu’il faut impérativement proposer un scénario réaliste, différents paliers de niveaux pour valoriser la progression et un système de récompense.
A la journée des formateurs de l’ADBU, les participants évoquaient également que le fait d’alterner différentes méthodes et modalités d’enseignement (notamment quiz, jeux ou autres modes ludiques) fonctionne très bien.
Tirer parti des nouveaux médias pour la formation
Le monde des médias évolue vite et de nouveaux formats apparaissent régulièrement. Ces nouveaux formats peuvent tout à fait être intégrés dans des programmes de formation. La vidéo, fait aujourd’hui bien évidemment partie intégrante de nombreuses formations mais on pourra aussi citer les podcasts qui permettent d’intégrer des témoignages d’experts et des conseils pratiques.
Le collaboratif à l’honneur
La formation ne peut plus fonctionner dans un seul sens où le formateur déroule son message et où les apprenants restent en quelque sorte passifs.
Une dimension collaborative est de plus en plus souvent intégrée aux formations où les apprenants peuvent partager et échanger via des outils participatifs comme les chats, forums, blogs...
- D’autre part, on note également l’essor des « classes virtuelles », c’est-à-dire une formation dans un environnement virtuel synchrone à distance. Le formateur et les apprenants peuvent interagir, échanger, partager des fichiers ou réaliser des activités de groupe en simultané, le tout dans un système de visioconférence.
- Enfin, le formateur n’est plus toujours le seul intervenant. De nombreuses formations choisissent d’autonomiser les apprenants en leur donnant la main pour certaines présentations ou recourent aux modes d’enseignement réciproque ou de classe inversée (cours à la maison et devoirs en classe, ce qui laisse plus de temps pour suivre l’élève au cas par cas). Mais cela fonctionne sur les formations qui se tiennent sur la durée et non des formations ponctuelles comme c’est souvent le cas pour la formation « documentaire ».
Les MOOC, SPOC et COOC, toujours d’actualité en entreprise
Les MOOCs, ces cours en ligne cadencés et délivrés selon un planning précis, avec une évaluation des acquis et une éventuelle attestation ont visiblement toujours le vent en poupe. Les entreprises ont quant à elles plutôt recours aux SPOC (Small Private Online Course) pour des petits groupes ou des COOC (Corporate Open Online Course) avec un nombre d’apprenants plus large mais toujours limité à l’entreprise.
Ce format fait un grand usage des vidéos et il y a moins de modalités possibles qu’avec certains autres types de formation. Ils offrent l’avantage d’être adaptés à la collaboration entre les différents participants mais suivre un MOOC demande une grande discipline et un engagement certain.
Pour améliorer l’expérience, une intervenante conseillait ainsi d’intégrer quelques petits rendez-vous en direct entre les participants et l’intervenant pour favoriser l’engagement.
Au sein des entreprises, une tendance actuelle consiste à faire de la curation de MOOCs qui sont ensuite recommandés auprès des salariés. Une autre tendance consiste à reprendre un MOOC existant, l’adapter et le diffuser sous la forme d’un SPOC et de proposer un programme de tutorat interne pour que les participants ne décrochent pas. Il peut également être intéressant d’intégrer quelques sessions en présentiel.
D’autre part, il ne suffit pas d’être un expert ou un formateur pour réaliser un MOOC : le succès d’un MOOC ne dépend pas uniquement de son contenu. Car un bon MOOC requiert une qualité pédagogique, technique et aussi ergonomique. Il faut donc une équipe multidisciplinaire (que ce soit dans des établissements d’enseignements ou en entreprise) pour mener à bien un tel projet.
De la même manière que la relation entre le professionnel de l’information et son public change, celle entre le formateur et ses apprenants également. On n’est plus dans une relation unidirectionnelle mais désormais d’échange.
Ces formations d’un nouveau genre qui allient présentiel/distanciel, formats courts, diversité des formats, aspect ludique et interactif existent déjà dans certaines bibliothèques ou services d’information. Nous avons repéré au cours des dernier mois plusieurs témoignages sur le web et lors de conférences auxquelles nous avons assisté à propos de formations « documentaires » qui embrassent les grandes tendances de la formation professionnelle en les appliquant à la recherche d’information.
C’est ce que nous avons choisi de développer et d’illustrer dans la suite de cet article.
Les évolutions de la formation documentaire par l’exemple
Nous avons identifié plusieurs témoignages concernant la mise en place et la réalisation de formations documentaires d’un nouveau genre.
On notera cependant que si les professionnels de l’information travaillant dans le secteur de l’enseignement témoignent régulièrement de leurs pratiques de formateurs, les témoignages se font beaucoup plus rares en entreprise.
Seppic : la formation documentaire au défi du confinement
Le premier témoignage a été repéré sur le site de l’ADBS lors d’une série de vidéos intitulées « Veille à la maison » dont le principe était de diffuser des entretiens vidéos avec des membres de l’ADBS qui venaient témoigner de leurs pratiques pendant le premier confinement.
Le premier témoignage, celui de Joelle Girard de Seppic (Air liquide) abordait précisément la question de la digitalisation de la formation documentaire en période de confinement.
Elle expliquait ainsi qu’avant le confinement, elle avait pour habitude de proposer aux chercheurs de son entreprise une formation classique en présentiel pour chaque moteur et base de données scientifique (Chemical Abstract - SciFinder, Patbase Express, Pubmed et Google Scholar).
Lors du confinement, elle a choisi de proposer sur Google Meet des webinaires plus courts, d’une heure (la démo durait entre 30 et 45 mn, ce qui laissait 15 mn ensuite pour poser des questions). Lors de la formation, les apprenants devaient couper leurs micros mais pouvaient communiquer sur le chat et à la fin tout le monde pouvait poser des questions oralement. Des fiches pratiques, disponibles en version PDF, présentant les principales fonctionnalités des bases de données étaient ensuite disponibles.
Chaque formation a regroupé une trentaine de participants et Joëlle Girard en a organisé 9 ou 10 durant la durée du premier confinement.
Finalement, cette expérience lui a permis de voir la complémentarité entre les formations à distance et celles en présentiel. Ces formations à distance ont l’avantage d’être facile à mettre en place et à intégrer à l’emploi du temps de chacun et elle envisage donc de continuer sur cette voie. En revanche, les sessions en présentiel (au moins une fois par an) resteront indispensables pour faire des exercices pratiques mais aussi parce qu’il est difficile de savoir quand quelqu’un décroche lorsque l’on est en visio-conférence.
Polytechnique Montréal : Mêmes contenus, nouveaux formats
Lors du congrès des professionnels de l’information au Québec (https://congrescpi.com/ ) auquel nous avons assisté à distance, plusieurs interventions concernaient la formation documentaire auprès d’étudiants et les récentes évolutions.
A Polytechnique Montréal tout d’abord, il existe depuis des années des cours de recherche documentaire obligatoires dans le cursus des Maîtrises et Doctorats.
Ces cours ont d’ailleurs contribué au fil des années à une meilleure utilisation des ressources de la bibliothèque et s’avère une bonne publicité pour la bibliothèque auprès des étudiants.
Les cours de recherche documentaire à l’épreuve du confinement
Comme dans l’exemple précédent, il a fallu s’adapter en urgence lors du confinement.
Les formations en présentiel ont été basculées en ligne mais pas en direct avec uniquement des contenus en replay. Les supports PowerPoint ont été mis en ligne et annotés par les formateurs et il y a aussi eu des enregistrements audios des formateurs ajoutés à certains PowerPoint ainsi que des démos vidéo de bases de données, ce qui a demandé un certain apprentissage technique pour les formateurs.
A l’issue du confinement et pour les semestres d’été et d’automne, les formations sont restées à distance mais avec une combinaison de sessions en direct (mais tout de même enregistrées et ensuite disponibles en replay pour ceux qui ne pouvaient pas être présents) et d’autres uniquement enregistrées. Des travaux pratiques et exercices sur Google Docs sont également à l’étude.
A l’heure actuelle, le système utilisé est Moodle mais l’équipe de formateurs envisage de passer sur Zoom.
Même contenu, nouveau format
Si le confinement a bien évidemment changé la donne, les bibliothécaires de Polytechnique Montréal n’ont pas attendu la pandémie pour faire évoluer les formats de leurs formations. C’était notamment l’objet de la présentation de Christine Brodeur, bibliothécaire en sciences et génie à Polytechnique Montréal lors du CPI intitulé « Même contenu, nouveaux formats ». Dès l’automne 2019, l’une des formations documentaires dispensée auprès des étudiants du baccalauréat en génie civil a été repensée en profondeur.
Au départ, cette formation était proposée sous la forme d’un cours magistral de deux heures. Il s’agissait de faire évoluer cette formation pour favoriser le travail en équipe et réussir à intéresser ceux qui avaient déjà des connaissances en matière de recherche documentaire. A l’automne 2019, cette formation est donc passée sous la forme d’un cours magistral de 30 minutes dédié au plagiat et à l’évaluation de l’information, complété par beaucoup d’exercices d’exploration de ressources à réaliser en équipe.
Et cette année, avec les nouvelles règles sanitaires, le format choisi a été le suivant :
- Cours sur Zoom de 40 minutes ;
- Document et questions à compléter sur Google Docs ;
- Rendez-vous virtuel avec le formateur pour évaluer les réponses et échanger.
Finalement, les apprentissages et contenus restent sensiblement les mêmes mais le format évolue pour faire davantage participer les apprenants.
Université de Montréal : engager l’apprenant avec des questions
Autre témoignage lors du CPI, celui de Pascal Martinolli et Marilou Bourque à l’Université de Montréal sur la création du MOOC BONICI (BONIfier vos Compétences Informationnelles!).
A l’origine de ce projet, il y a un cours Moodle qui existe depuis 2016 qui a ensuite été transformé en MOOC sur la plateforme Edx et maintenant sur Edulib (https://catalogue.edulib.org/fr/cours/BIB-BONICI/).
Le principe de ce MOOC est qu’il repose sur beaucoup de questionnaires (il contient au total plus de 250 questions). Si l’apprenant donne la mauvaise réponse à une question, il lui est proposé une vidéo explicative pour qu’il puisse comprendre son erreur et découvrir la solution.
Le but de ce MOOC est de transmettre l’information après un engagement de l’apprenant. L’apprenant peut aller à son rythme et suivre le MOOC de la manière dont il le souhaite.
On retrouve cette grande tendance de la formation où l’apprenant est beaucoup plus impliqué que par le passé.
CNAM, un escape game pour la veille stratégique et concurrentielle
Toujours dans le domaine de l’enseignement, nous avons également repéré dernièrement un podcast (https://anchor.fm/formation30/episodes/Episode-3---Adeline-Isach---Les-Escape-Games---eagr15) proposant le témoignage d’Adeline Isach, qui enseigne la veille stratégique et concurrentielle à l’IPST CNAM de Toulouse.
Elle a créé un serious escape game appelé « Panik à bord » qui comprend quatre niveaux successifs et qui est utilisé tout au long du semestre en remplacement du contrôle continu. Les participants doivent résoudre des énigmes en lien avec le sujet du cours.
On rappellera qu’un « escape game ou jeu d’évasion, c’est un jeu dans lequel on est enfermé dans une pièce et dans lequel on doit résoudre des énigmes pour pouvoir sortir. Depuis quelques années, des éditeurs proposent des escape games en ligne basés sur le même principe. »
Le jeu a d’abord été créé avec l’application Genially mais elle utilise désormais une solution plus professionnelle appelée Serious Factory https://seriousfactory.com. On peut en voir un aperçu à l’adresse suivante : https://www.youtube.com/watch? v=9YliZrbHUDI&feature=emb_logo
Boston Consulting Group : de la formation au self-service il n’y a qu’un pas
Le but de la formation documentaire, c’est de réussir à autonomiser les usagers pour qu’ils soient capables de se repérer parmi les ressources disponibles et de réaliser des recherches simples.
A partir de ce principe, le service d’information du Boston Consulting Group a présenté lors de la conférence Internet Librarian Connect son projet de chatbot permettant d’aider les utilisateurs. Il ne s’agit pas ici de les former à proprement parler mais de les orienter vers la source, l’information ou la formation sans nécessairement passer par un humain quand ce n’est pas nécessaire.
Au démarrage du projet, il a été convenu que ce chatbot devait répondre aux besoins suivants :
- être capable de répondre aux questions basiques ;
- faire le lien vers les ressources du service (BDD) ;
- orienter vers des formations en ligne.
Il s’adresse aux associés et consultants pour leur proposer des réponses plus rapides. Mais quand le bot n’est pas en mesure de répondre, la personne est alors renvoyée vers un professionnel de l’information.
Pour réaliser ce projet, c’est Microsoft Azure qui a été choisi et notamment sa solution Luis.ai. Il y a eu un long travail en amont pour déterminer le processus que devait suivre le bot : qu’est-ce que le bot doit dire, quelles options il doit donner, comment l’utilisateur peut répondre, etc.
L’utilisateur peut communiquer avec le bot soit en langage naturel, soit en utilisant les boutons/blocs de texte mis à disposition de l’utilisateur.
En fonction des questions posées, le bot peut diriger l’utilisateur vers des réponses toutes faites enregistrées dans sa base de données, diriger vers des PDF et vidéos de formation ou orienter l’utilisateur vers le professionnel de l’information.
Le chatbot a été testé auprès de 25 consultants. Il a été constaté que les utilisateurs préféraient entrer leurs questions en langage naturel et non choisir les boutons/thèmes et questions pré-paramétrées. Le chatbot n’arrivant pas toujours à interpréter les questions, il a été décidé qu’il fallait encore améliorer la performance du traitement du langage naturel avant de lancer le bot au sein de l’entreprise.
D’autre part, les beta-testeurs ont également indiqué qu’ils apprécieraient d’obtenir plus de recommandations de sources spécifiques.
La personne en charge du projet chez BCG indiquait que le développement du modèle sur lequel repose le bot lui avait pris 4 à 5 semaines mais pas à temps plein. Et par la suite, il reste un gros travail pour entraîner le bot notamment en confirmant les bonnes réponses et décisions, réassigner les bonnes réponses lorsqu’il se trompe, etc.
En conclusion
Avec les nouvelles possibilités offertes par les outils de formation professionnelle, les nouveaux usages de travail à distance liés aux conditions sanitaires et les évolutions des attentes des apprenants, la formation « documentaire » peut se réinventer en tirant parti de ces nombreuses possibilités.
En proposant des formations innovantes et attractives, cela peut aider les apprenants à mieux en assimiler le contenu mais ces formations peuvent également remplir un rôle de communication / marketing en valorisant et en faisant la promotion du service d’information ou de la bibliothèque et de ses produits et services.