Les portails documentaires en libre accès : de l’or brut pour le veilleur

Portails documentaires : du catalogue à la veille thématique

Avant d’aborder la question méthodologique, il convient de revenir brièvement sur l’histoire des portails documentaires pour comprendre leur positionnement et utilité aujourd’hui.

« Un portail documentaire peut se définir comme l’organisation d’un ensemble de ressources regroupées autour d’un thème, ou pour un public spécifique. Il comporte des fonctionnalités de recherche, et de communication, il fournit de l’information, et il permet des acquisitions, si l’organisme concerné a une mission commerciale. » (Source : Préparer et réussir le CAPES de documentation, Jean-Michel Bazin, Magali Danner, Claude Morizio, De Boeck, 2008).

Bien connus des professionnels de l’information, ils existent depuis de très nombreuses années. Si on pouvait les croire en perte de vitesse à l’heure où certains ont récemment fermé leurs portes (à l’image de la BDSP) et où il y a une baisse continue du nombre de centres de documentation en France et des restrictions budgétaires, d’autres apparaissent également ou se renouvellent à l’image du portail de l’INRS ou encore du Cerema dont nous parlerons plus loin dans ce numéro.

C’est au début des années 2000 que l’on voit se multiplier les premiers portails documentaires qui ont surtout au départ un rôle de catalogue en ligne. Progressivement, le portail devient plus collaboratif et permet aux utilisateurs d’interagir.

Aujourd’hui, derrière le terme portail documentaire, on trouve une très grande diversité de produits différents. Des portails qui s’apparentent essentiellement à des catalogues de bibliothèques, mais aussi, et c’est ce qui nous intéressera ici, des portails qui proposent en libre accès différents produits documentaires thématiques comme des flux de veille thématique clé en main, des newsletters, des notes d’analyse, etc.  

Moins commercial, mais aussi moins visible sur le Web que d’autres veilles thématiques

Dans un récent article de BASES, nous avions parlé des nouvelles veilles thématiques gratuites qui fleurissent sur le Web (voir notre article « Le veilleur peut-il tirer parti des veilles gratuites qui fleurissent sur LinkedIn ? », BASES n° 395 – Septembre 2021) et qui sont relayées sur les réseaux sociaux et surtout LinkedIn. Derrière ses veilles, il y a bien souvent des démarches commerciales et la veille est un produit d’appel/une action marketing pour se faire connaître et trouver de nouveaux clients et prospects.

Si ces veilles savent se rendre visibles et n’hésitent pas à communiquer massivement sur les réseaux sociaux, on constate que les portails documentaires qui proposent des veilles thématiques ont souvent moins de visibilité et communiquent souvent peu sur leurs produits documentaires en dehors du portail lui-même. Si le portail documentaire peut faire figure d’incontournable au sein de l’organisme dans lequel il a été développé ou dans le milieu des experts du domaine, il reste néanmoins peu visible pour l’internaute lambda et pour les veilleurs issus d’autres domaines et secteurs.

Le format de diffusion de ces veilles ne rend pas toujours facile la mise en valeur et l’indexation sur les moteurs : un flux RSS brut, des fichiers PDF ou doc sur le site Web sans page dédiée, des diffusions sur des sites collaboratifs externes au portail et à l’organisme auquel ils sont rattachés (Scoop.it par exemple), etc. Et s’ils sont peu visibles sur les moteurs et les réseaux sociaux, ils le sont aussi nécessairement pour les internautes.

Malgré la difficulté et le temps nécessaire à leur identification, il ne faut surtout pas baisser les bras. Les portails et les contenus qu’ils proposent peuvent apporter une réelle valeur ajoutée à la veille.

Il ne reste plus qu’à retrousser ses manches et partir à la recherche de ces trésors en suivant ou en s’inspirant de la méthodologie qui suit. 

Comment repérer des portails thématiques en France ?

Pour illustrer notre méthode, nous prendrons comme exemple la mise en place d’une veille sur la mobilité durable. Nous pensons qu’il existe des portails documentaires qui proposent des veilles sur le sujet et nous souhaiterions les intégrer à notre veille.

Une recherche sur le Web simple ou sur les réseaux sociaux à propos de la mobilité durable fait ressortir peu de portails documentaires. Et pourtant il en existe…

Pour être sûr de bien repérer les portails documentaires qui proposent des produits de veille sur la thématique, il va falloir spécifiquement chercher dans leur direction. Et pour cela, il faudra combiner différentes méthodes que nous allons développer ici.

Les moteurs de recherche seront un point de départ de choix pour repérer des portails.

1.      Rechercher directement des portails dédiés à notre thématique

On commencera donc par rechercher des portails spécialisés sur la mobilité durable.

On pourra par exemple entrer la requête suivante sur les moteurs : portail documentaire mobilité durable

On naviguera ensuite sur ces portails pour voir s’ils proposent des veilles ou newsletters sur la thématique.

En passant par Google, on découvre rapidement :

• Le portail documentaire de l’EHESP, mais, malgré des ressources riches sur les thèmes de la santé avec notamment des dossiers thématiques et des alertes de veille thématique automatisée, rien n’est centré sur la mobilité durable ;
• Le portail du CEREMA, un organisme spécialisé sur le climat et les territoires de demain. En naviguant, on découvre une newsletter dédiée à l’actualité relative aux transports, la mobilité durable et les déplacements ainsi que des veilles sectorielles (qui sont publiées sur Scoop.it) ;
• Le portail documentaire de l’agence d’urbanisme de Marseille qui propose notamment une veille « Mobilité » sur Inoreader en libre accès qui ne se limite pas au territoire de Marseille (Cf. Figure 1. Veille Mobilité sur Inoreader)

Figure 1. Veille Mobilité sur Inoreader

2.      Rechercher des portails sur des thématiques proches et plus larges

Comme la thématique qui nous intéresse est très ciblée (mobilité durable), on pourra rechercher ensuite des portails un peu plus généraux susceptibles de s’intéresser à notre thématique.

Dans notre cas, il s’agira de chercher des portails sur les transports et la mobilité d’une part et des portails dédiés au développement durable de l’autre. On naviguera ensuite sur ces sites pour voir s’ils proposent des veilles, newsletters et dossiers sur le sujet qui nous intéresse.

Avec la requête portail documentaire transports, on découvre par exemple le portail de l’Ifsttar (L’Institut français des sciences et technologies des transports, de l’aménagement et des réseaux qui appartient désormais à l’Université Gustave Eiffel) appelé Madis. Il recense le fonds documentaire de leurs bibliothèques et donne accès aux productions scientifiques de l’Ifsttar.

Il n’y a pas de veille/newsletter thématique à proprement parler, mais une page Scoop.it avec les dernières acquisitions et une archive ouverte des productions de l’Iffstar avec des contenus qui traitent bien de la mobilité durable. On pourrait tout à fait envisager de mettre ces contenus sous surveillance dans les outils de veille.

3.      Interroger les moteurs pour trouver des veilles thématiques produites sur des portails

Au lieu de rechercher des portails, on pourra ensuite orienter sa recherche sur les produits documentaires qui nous intéressent, en l’occurrence des veilles ou des newsletters sur la mobilité durable ou plus largement sur la mobilité, le développement durable, etc.  

On pourra par exemple entrer veille mobilité durable ou newsletter mobilité durable dans les moteurs.  

Cela permettra d’identifier quelques veilles thématiques produites par des portails documentaires, mais il y a également des veilles thématiques produites par d’autres acteurs et qui sont donc en dehors de notre spectre.

Pour bien orienter la recherche sur des portails produits par des professionnels de l’information, on pourra :

• Rajouter le terme portail documentaire dans la requête comme par exemple veille mobilité durable portail documentaire
• Ajouter inurl:documentation OR inurl:doc, car on constate que bon nombre de portails ont ces termes dans leur urls. Cela donnerait veille mobilité durable inurl:documentation OR inurl:doc

On retrouve alors le portail du Cerema, mais on découvre aussi d’autres portails avec des produits documentaires intéressants comme :

• un flux de veille transports et mobilité sur le portail documentaire du département des Alpes-de-Haute-Provence ;
• une veille produite par le centre de documentation de l’EIVP (École des Ingénieurs de la ville de Paris) avec une rubrique Transports/Mobilité ;
• Le portail documentaire du département des Alpes-Maritimes qui fait une veille d’actualités sur les thèmes utiles au Département, dont la mobilité (Cf. Figure 2. Veille Transports sur le portail des Alpes Maritimes).

Figure 2. Veille Transports sur le portail des Alpes Maritimes

On pourra également rechercher en utilisant les termes liés au format de diffusion de la veille : flux RSS, newsletter, bulletin, revue de presse, etc.

4.      Rechercher des organismes susceptibles d’avoir un portail ouvert au public

Comme il existe encore sûrement d’autres portails susceptibles de nous intéresser, on recherchera ensuite des organismes spécialisés sur les thématiques des transports, de la mobilité et du développement durable ou susceptibles de s’y intéresser (comme les régions ou les départements par exemple).

On ira ensuite voir sur leurs sites s’ils proposent un portail documentaire et ensuite si ce portail propose des veilles thématiques.

Une requête sur acteurs mobilité durable permet par exemple de retrouver des articles qui listent les principaux acteurs de la mobilité en France.

Parmi les acteurs cités, on retrouve quelques portails préalablement identifiés, mais également des nouveaux, parmi lesquels l’ADEME, l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie. En se rendant sur le site, on découvre la « librairie » qui n’est pas étiquetée comme un portail documentaire, mais qui permet de voir les nouveaux produits de l’ADEME par thématique. Il y a notamment une thématique Mobilité/Transports qui permet d’avoir accès aux derniers documents ajoutés, comme des rapports, études de cas, études, retour d’expérience. Il peut être tout à fait intéressant de suivre cette rubrique dans le cadre d’une veille.

En naviguant sur les sites des différents acteurs, on peut repérer d’autres organismes partenaires ou travaillant sur des thématiques similaires.

Par exemple, sur le site global des agences régionales de l’énergie et de l’environnement (RARE), on découvre les liens vers les différentes agences locales et notamment l’AREC, l’Agence Régionale Énergie Climat à Paris. En explorant le site, on découvre alors le portail dédié de la médiathèque de l’institut en question (Médiathèque Françoise Choay). Et en interrogeant le site, on découvre qu’il est possible d’interroger le catalogue par thématique pour voir les derniers articles récents de presse spécialisée en France et à l’étranger dépouillés par la médiathèque sur cette thématique.

5.      Rechercher les sites web de centre de documentation

Comme les portails documentaires sont souvent produits par des centres de documentation et bibliothèques, on pourra aussi essayer de trouver les sites web de centre de documentation (on pourra essayer aussi les termes centre de ressources, learning center, knowledge center, etc.) sur les thématiques qui nous intéressent. On explorera ensuite leurs sites à la recherche d’éventuels portails et produits documentaires.

La requête centre de documentation mobilité durable permet par exemple d’identifier le portail de la mobilité en Wallonie qui ne propose pas de veille thématique, mais des publications régulières et des dossiers thématiques intéressants ou encore le réseau documentaire des Pays de la Loire « environnement et développement durable » qui n’a pas non plus de veille, mais dépouille dans son catalogue des ressources notamment liée à la mobilité. Aucun de ces deux sites n’avait été repéré jusqu’à présent.

6.      Rechercher du côté des outils gratuits ou payants qui hébergent les portails documentaires et les veilles thématiques

Un autre moyen un peu moins instinctif de rechercher des portails consiste à rechercher avec les noms des outils souvent utilisés par les documentalistes pour créer leurs portails documentaires et leurs veilles thématiques en libre accès.

Il y a d’un côté les outils gratuits comme Scoop.it, Diigo ou encore Inoreader et de l’autre les outils de création de portails, les outils de GED payants comme Kentika, PMB, Koa, Cadic, etc.

On pourra par exemple entrer les requêtes suivantes sur les moteurs de recherche :  

• it mobilité durable
• PMB mobilité durable

On découvre à cette occasion,

• une veille Écomobilité sur Scoop.it diffusée par le Centre de Doc de la MRES (Maison de l’environnement et des solidarités) ;
• la veille Urbalyon : Mobilités, Transport artisanal, Transport public dans les villes du Sud, une veille documentaire réalisée par une documentaliste de l’Agence d’urbanisme de l’aire métropolitaine Lyonnaise ;
• Les veilles du département du Calvados diffusées sur Scoop.it avec notamment la possibilité de suivre un tag « mobilité » (Cf. Figure 3. Les veilles du Calvados sur Scoop.it).

Figure 3. Les veilles du Calvados sur Scoop.it

Aucune de ces veilles n’avait été identifiée avec les précédentes méthodes.

On pourra également rechercher en tirant parti de l’opérateur site: ou inurl: dans Google.

On écrira par exemple : site:https://www.scoop.it mobilité durable

Avec la requête PMB mobilité durable, on découvre ainsi le portail documentaire de l’ADUGA, l’agence de développement et d’urbanisme du grand Amiénois qui propose des veilles thématiques sous forme de newsletters.

7.      Rechercher sur les réseaux sociaux

Autre moyen de repérer des portails documentaires : les réseaux sociaux. Certains communiquent en effet sur les réseaux sociaux pour mettre en avant le portail et ses produits documentaires.

Une recherche sur Twitter ou LinkedIn avec les termes portail documentaire  croisés avec la thématique qui nous intéresse permettra de trouver quelques portails intéressants.

On pourra également effectuer une recherche de personne sur LinkedIn avec les termes portails documentaires et la thématique. On trouvera quelques profils de professionnels de l’information qui mentionnent travailler sur un portail documentaire et indiquent au minimum le nom du portail et parfois même le lien direct.  

Repérer et intégrer des portails à sa veille : chronophage, mais le jeu en vaut la chandelle

Identifier des portails documentaires thématiques et plus largement des centres de documentation et bibliothèques spécialisés peut apporter une réelle richesse à une veille sectorielle ou thématique.

C’est d’ailleurs dommage que ces contenus ne soient pas plus mis en valeur, car ils le méritent.

Pour le sourcing on ne négligera donc pas cette piste quitte à y passer un temps non négligeable. Mais cela en vaut vraiment la peine et permet de dénicher de véritables pépites.

Nous allons maintenant présenter une sélection de plusieurs portails documentaires intéressants disponibles en libre accès.